Niszczenie dokumentów poufnych a RODO – co musi wiedzieć każda firma?

Dlaczego niszczenie dokumentów poufnych wymaga uwagi przedsiębiorców?

Profesjonalne niszczenie dokumentów poufnych nie oznacza jedynie oczyszczenia biurowych szaf z nagromadzonej makulatury. To w istocie ważny element polityki zarządzania ryzykiem. Niszczenie dokumentów poufnych ma w praktyce na celu trwałe i nieodwracalne usunięcie informacji zawartych w aktach osobowych, umowach, raportach finansowych czy dokumentach księgowych. Dane te są dziś szczególnie cenne i wymagają ochrony, ponieważ, mogą posłużyć przestępcom do oszustw, kradzieży tożsamości, nieuczciwych praktyk handlowych itp.

Dokumentacja firmowa w niepowołanych rękach zawsze oznacza zagrożenie dla firmy, która jest zobowiązana chronić niejawne dane. Wycieki dokumentów prowadzą do surowych kar, ale straty finansowe to tylko część problemu – poważniejszym skutkiem okazuje się spadek zaufania klientów, utrata wiarygodności i skaza na wizerunku marki. Dobrze zorganizowane niszczenie dokumentacji poufnej stanowi więc faktyczne zabezpieczenie pozycji i majątku przedsiębiorstwa, minimalizując ryzyko wycieku wrażliwych danych.

RODO a obowiązki firm w zakresie niszczenia dokumentów poufnych

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 2016 roku dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) nakłada na przedsiębiorców obowiązek bezpiecznego przetwarzania gromadzonych danych, a także skutecznego usuwania danych, gdy przestają one być niezbędne do celu ich przetwarzania.

Eksperci Stena Confidential (https://www.stenaconfidential.com/pl/) wyjaśniają, że firma ponosi zatem pełną odpowiedzialność za powierzone jej dane przez cały ich cykl życia, także za proces niszczenia dokumentów, jego przebieg i efekty. Każda organizacja, niezależnie, czy prowadzi gabinet lekarski czy zakład produkcyjny, powinna przy tym usuwać dokumenty zawierające dane osobowe w sposób uniemożliwiający ich rekonstrukcję. Dotyczy to zarówno akt papierowych, jak i nośników elektronicznych.

Niszczenie dokumentów poufnych powinno się odbywać przy użyciu sprzętu o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa (zgodnie z normą DIN 66399), zapewniać całkowite i nieodwracalne zniszczenie danych, a przebieg całego procesu powinien być odpowiednio udokumentowany.

Jak zadbać o poprawne i zgodne z prawem niszczenie dokumentacji poufnej?

Niszczenie dokumentów poufnych warto oprzeć o klarowne i sprawdzone procedury, które obejmują klasyfikację danych, ich segregację, transport w zaplombowanych pojemnikach i utylizację przy użyciu certyfikowanego sprzętu. Na tym polu warto korzystać ze wsparcia firm oferujących usługi profesjonalnej utylizacji poufnych materiałów. Jedną z nich jest wspomniana Stena Confidential, która świadczy usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów poufnych w sposób zautomatyzowany i w 100% zgodny z obowiązującymi przepisami. Materiały poufne są przez Stena Confidential zabezpieczane i transportowane do monitorowanej niszczarni lub utylizowane u klienta w ramach usługi mobilnej. Cały proces kończy się wydaniem certyfikatu, a przedsiębiorca zyskuje gwarancję, że dane zostały zniszczone w sposób legalny i nikt niepowołany nie miał do nich dostępu.