Teczki pracownicze HR – jak je przechowywać zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami?

Poznaj elektroniczną teczkę osobową

Elektroniczna teczka osobowa to często wykorzystywana w firmach forma cyfrowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Umożliwia gromadzenie, porządkowanie i archiwizowanie akt pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, a także wymogami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Dokumenty kadrowe są przechowywane w bezpiecznym systemie informatycznym, który pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, łatwe uzupełnianie danych oraz sprawne zarządzanie całą dokumentacją HR. Warto dodać, że elektroniczne teczki osobowe obejmują różnorodne akta. Często są to dokumenty rekrutacyjne, kadrowo-płacowe, a nawet te związane z urlopami czy zakończeniem zatrudnienia.

Zalety przechowywania teczek pracowniczych w postaci cyfrowej

Wdrożenie elektronicznej teczki osobowej pozwala usprawnić codzienną pracę działu HR i ograniczyć koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji. Cyfrowe akta ułatwiają wyszukiwanie dokumentów i przyspieszają obieg informacji. Minimalizują także ryzyko zagubienia ważnych pism.

Systemy elektroniczne zwiększają poziom bezpieczeństwa dokumentacji oraz pomagają zachować zgodność z przepisami prawnymi, dotyczącymi przechowywania akt pracowniczych i RODO. To korzystne rozwiązanie dla średnich i dużych firm, które zarządzają rozbudowaną strukturą zatrudnienia i obsługują dużą liczbę dokumentów kadrowych.

Digitalizacja teczek pracowniczych z Ekoakta

Wsparcie w tworzeniu elektronicznych teczek osobowych zapewnia chociażby zespół specjalistów Ekoakta. Kompleksowa usługa https://www.ekoakta.pl/uslugi/e-teczka-digitalizacja-teczek-pracowniczych/ pozwala na przekształcenie papierowych dokumentów do postaci cyfrowej. Ważnym etapem jest umieszczenie ich w elektronicznym archiwum.

Dokumentacja HR zgodna z przepisami, na co zwrócić uwagę?

Przechowywanie teczek pracowniczych wymaga przestrzegania regulacji prawnych dotyczących przetwarzania danych pracowników. Duże znaczenie mają przepisy RODO, które nakładają obowiązek zabezpieczania danych osobowych oraz ograniczania dostępu do dokumentacji wyłącznie dla upoważnionych osób.

W wielu organizacjach ważnym elementem ochrony informacji są także umowy NDA, czyli klauzule o zachowaniu poufności. To one zabezpieczają wrażliwe dane firmowe i personalne przed ujawnieniem bez wymaganej zgody.

Terminowe brakowanie dokumentów pracowniczych

Równie ważne jest przestrzeganie obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Poszczególne akta kadrowe powinny być archiwizowane przez określony przepisami czas. Po jego upływie dokumenty pracownicze muszą być poddane profesjonalnemu brakowaniu i niszczeniu. Proces ten we współpracy z firmą zewnętrzną, odbywa się w sposób gwarantujący pełne bezpieczeństwo poufnych danych oraz uniemożliwiający ich odtworzenie.

Niszczenie teczek pracowniczych w systemie bezpiecznych pojemników spełnia wymagania normy ISO 21964, określającej standardy właściwego utylizowania różnych nośników informacji.

Usprawnij pracę swojego działu HR. Postaw na e-teczki pracownicze. Dzięki temu zmniejszysz koszty przechowywania dokumentów nawet o 30%.