Z jakich usług warto korzystać przy obsłudze dokumentów firmowych?

Digitalizacja dokumentów w firmie

Ograniczenie zużycia papieru w przedsiębiorstwie to nie chwilowy trend, a nowoczesny model pracy z dokumentacją. Digitalizacja dokumentów, czyli zmiana formy papierowej na cyfrową, to korzystne z punktu widzenia pracowników rozwiązanie. Pozwala nie tylko zredukować ilość zużywanego papieru, ale również:

• uporządkować archiwum,

• uzyskać szybki dostęp do dokumentów,

• lepiej zabezpieczyć dane,

• uniknąć problemu zalewania papieru czy blaknięcia atramentu.

Obsługa dokumentów firmowych, w tym digitalizacja, sprawdza się zwłaszcza w dużych podmiotach, które na co dzień przetwarzają sporo różnego typu danych.

Archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych

Archiwizacja dokumentów, czyli przechowywanie ich przez określony w przepisach czas, to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Bez względu na to, czy mówimy o papierze, czy dokumentach elektronicznych, należy zapewnić im odpowiednie zabezpieczenie, tak aby nie doszło do wycieku danych. Zewnętrzne archiwum to coraz popularniejsze rozwiązanie, dzięki któremu obrót dokumentami w firmie staje się o wiele prostszym zadaniem. Więcej na temat tej usługi, a także wszystkich innych świadczonych przez podmiot zewnętrzny, można przeczytać na stronie: www.rhenus-office.pl. Wybór dobrego partnera biznesowego to klucz do sprawnego procedowania dokumentacji firmowej, a także lepszego jej zabezpieczenia, zgodnie z obowiązującymi standardami, przepisami i normami.

Niszczenie dokumentów przez podmiot zewnętrzny

Niszczenie dokumentów w dobie RODO to poważne wyzwanie. Obrót danymi w firmie nie kończy się bowiem w momencie przedawnienia dokumentacji, a dopiero prawidłowego jej zutylizowania. W tym celu należy sięgnąć po nowoczesny sprzęt, który jest zgodny z normami międzynarodowymi. Warto pamiętać także o nośnikach danych, takich jak dyski twarde czy płyty, które wymagają demagnetyzacji i utylizacji. Ze względu na to, że większość firm nie posiada odpowiednich urządzeń, usługi zewnętrzne stanowią dla nich korzystne rozwiązanie. Dokumenty niszczone są na bieżąco, co również jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Firma otrzymuje stosowny certyfikat poświadczający utylizację, co zdejmuje z niej odpowiedzialność w zakresie administrowania danymi.