Automatyczne skanowanie dokumentów – jakie rozwiązania dla firm?

Czym jest automatyczne skanowanie dokumentów?

Skan dokumentów w sposób zautomatyzowany możesz przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszy dotyczy korzystania z zaawansowanych urządzeń, które umożliwiają automatyczne podawanie kolejnych stron. Dzięki temu umieszczasz w skanerze plik dokumentów, a następnie możesz zająć się realizacją innych prac. Skaner sam poradzi sobie z podawaniem kolejnych kartek papieru. W tej metodzie musisz pamiętać o odpowiednim ich przygotowaniu. Nie mogą zawierać elementów łączących, takich jak spinacze. Ponadto musisz ułożyć je równo, kartka przy kartce.

Inną metodą jest korzystanie ze specjalnym aplikacji, które automatycznie dostosowują obraz, na przykład przycinając ciemne krańce. Takie rozwiązanie pozwala w krótkim czasie obrobić dokumenty, jednak nie niweluje problemu wkładania do skanera poszczególnych stron. Zatem adekwatnym do potrzeb biznesowych wyjściem będzie połączenie tych dwóch metod.

Automatyczne skanowanie dokumentów a bezpieczeństwo danych

W procesie skanowania dokumentów nie można zapomnieć o ważnej kwestii, jaką jest bezpieczeństwo danych. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby nieupoważnione, zatem skanowanie trzeba przeprowadzić zgodnie z wcześniej opracowanym planem. Warto czerpać informacje od specjalistów, a dostępne są one na https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/. Oto, jak zabezpieczyć dokumenty:

• nie pozostawiaj ich w skanerze bez “opieki”,

• nie udostępniaj skanów niepowołanym osobom,

• zabezpiecz hasłem sieć, z którą połączony jest skaner,

• nie przechowuj danych w skanerze.

Są to podstawowe zasady, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy firmy.

Skanowanie dokumentów - najlepsze rozwiązania dla firm

Automatyczne skanowanie wydaje się proste i wygodne. Tyle tylko, że jeśli zapomnimy o bezpieczeństwie danych, może też okazać się niebezpieczne. Dlatego warto korzystać z rozwiązań oferowanych przez profesjonalne firmy. Powierzając im dokumenty, masz pewność, że skanowanie odbywa się w bezpiecznych warunkach. Nie musisz martwić się o ewentualne uchybienia czy wyciek danych. Twoim problemem nie będą też nieestetyczne i nieczytelne skany dokumentów.